به طور کلی مدارکی که باید برای گرفتن پذیرش به دانشگاه‌ها بفرستید شامل موارد زیر است (توجه داشته باشید باتوجه به مقطع تحصیلی، رشته و دانشگاه مورد نظر ممکن است مدارک بیشتری احتیاج داشته باشید مانند انگیزه نامه، توصیه نامه، سابقه کاری و...):

مدارک مورد نیاز برای اخذ پذیرش مقطع کالج:

• مدرک دیپلم و ریزنمرات
• مدرک پیش دانشگاهی (نظام قدیم) و ریزنمرات
• گواهی قبولی در کنکور سراسری (گاها میتواند الزامی نباشد)
• مدرک زبان
• رزومه تحصیلی
• پاسپورت

 

مدارک مورد نیاز برای اخذ پذیرش مقطع لیسانس:

• مدرک دیپلم و ریزنمرات
• مدرک پیش دانشگاهی (نظام قدیم) و ریزنمرات
• گواهی قبولی در کنکور سراسری (گاها می‌تواند الزامی نباشد)
• مدرک زبان
• رزومه تحصیلی
• پاسپورت
• ریزنمرات رسمی لیسانس (حداقل ۴۰ واحد)

مدارک مورد نیاز برای اخذ پذیرش مقطع ارشد:

• مدرک دیپلم و ریزنمرات
• مدرک پیش دانشگاهی (نظام قدیم) و ریزنمرات
• گواهی قبولی در کنکور سراسری (گاها می‌تواند الزامی نباشد)
• مدرک زبان
• رزومه تحصیلی
• پاسپورت
• دانشنامه لیسانس و ریزنمرات

مدارک مورد نیاز برای اخذ پذیرش مقطع دکترا: 

• مدرک دیپلم و ریزنمرات
• مدرک پیش دانشگاهی (نظام قدیم) و ریزنمرات
• گواهی قبولی در کنکور سراسری (گاها می‌تواند الزامی نباشد)
• مدرک زبان
• رزومه تحصیلی
• پاسپورت
• دانشنامه لیسانس و ریزنمرات
• دانشنامه ارشد و ریزنمرات

نکته مهم: همانطور که در بالا ذکر شد ممکن است هر دانشگاه مدارک دیگری مثل سابقه کار،کارآموزی، توصیه نامه و ...هم از شما بخواهد؛ پس طبیعتا بهترین منبع برای شما وبسایت دانشگاه است.

مدرک زبان
اگر قصد تحصیل به زبان آلمانی دارید:

• مدرک A1: اخذ مدرک این سطح برای افرادی که می‌خوان به صورت پیوست به همسرشون مهاجرت کنن الزامیه.
• مدرک B1: حداقل سطح لازم برای اخذ پذیرش مشروط به زبان مدرک B1 آلمانیست.
• مدرک B2: حداقل سطح لازم برای دانشجویان مشمول سربازی مدرک B2 آلمانیست. توجه کنید که در اکثر موارد این سطح برای شروع مستقیم دانشگاه کافی نیست؛ مگر در بعضی رشته‌ها و دانشگاه‌های خاص.
• مدرک تست داف ۴ معادل C1: این سطح برای اخذ پذیرش مستقیم کافیست.

اگر قصد تحصیل به زبان انگلیسی دارید:

سطح لازم برای رشته‌های انگلیسی زبان متفاوت است و حتما باید در سایت دانشگاه مقصد چک شود. اما به طور کلی از نمره آیلتس ۵.۵ شروع شده و بعضا تا نمره ۷ هم ممکن است لازم باشد. بنابراین اگه مقصد دارید با خیال راحت اپلای کنید، با گرفتن نمره ۶.۵ در آزمون آیلتس شانس خود را برای ۹۰٪ دانشگاه‌ها بالا می‌برید. مسلما آزمون تافل هم مانند آیلتس مورد قبول همه دانشگاه های آلمان است. اما در مجموع از آنجا که شرایط پذیرش از دانشگاه به دانشگاه متفاوت است اکیدا توصیه می‌کنیم حتما وب سایت رسمی دانشگاه مور نظر خود را چک کنید.

گواهی قبولی در کنکور
یکی از مدارکی که برای گرفتن پذیرش از بعضی دانشگاه‌ها در آلمان باید داشته باشید مدرک قبولی در کنکور دانشگاه آزاد یا سراسریست.

• دانشجویان دانشگاه سراسری باید به سازمان سنجش تهران مراجعه کنند؛ البته امکان پست این گواهی به شهرستان هم وجود دارد.
• برخلاف دانشگاه سراسری این گواهی برای دانشجویان دانشگاه آزاد اجباری نیست؛ مگر این که دانشگاه مقصد بر این مسئله تاکید داشته باشد. در این صورت با مراجعه به دانشگاه علوم تحقیقات می‌توانید این مدرک را دریافت کنید.

ریز نمرات رسمی و دانشنامه
از اولین و مهمترین مدارکی که جهت اپلای برای دانشگاه باید ارائه دهید ریز نمرات رسمی و دانشنامه است. اما متاسفانه گرفتن دانشنامه در ایران بسیار زمان بر و پیچیده است. به موارد زیر دقت کنید:

1. اگر فرد در دانشگاه غیر انتفاعی و آزاد تحصیل کرده و بلافاصله بعد از فارغ التحصیلی درخواست اخذ دانشنامه خود را داشته باشد معمولا حدود 9 ماه طول می‌کشد که این گواهی را دریافت کند.
2. اگه فرد مشمول سربازی باشد پس از فارغ التحصیلی تا زمان مشخص نشدن وضعیت سربازی فرد دانشگاه به او دانشنامه و مدرک موقت نمی‌دهد.
3. اگر فرد فارغ التحصیل از دانشگاه دولتی باشد، تا زمانی که مدت تعهد به خدمت خود را نگذراند نمی‌تواند مدرک خود را آزاد کند. البته، نامه عدم کاریابی یکی از بهترین راه‌ها برای اخذ دانشنامه از دانشگاه دولتی است.

اما را چاره چیست؟
در مورد حالت اول، بهترین راه مکاتبه با دانشگاه است به دانشگاه مقصد شرایط را توضیح دهید و سعی کنید آنها را راضی کنید که دانشنامه را برایشان بعدا ارسال خواهید کرد (معمولا یکسری از دانشگاه ها ممکن است قبول کنند).
اما راجع به ریز نمرات رسمی: معمولا قبل از گرفتن دانشنامه به هیچ عنوان به شما ریز نمرات رسمی را تحویل نمی‌دهند. راه حل این است که شما قبل از فارغ التحصیلی ریز نمرات رسمی خود را دریافت کنید. در این صورت ممکن است بتوانید با ریزنمرات رسمی اپلای کرده و مدارک خود را برای دانشگاه‌ها ارسال کنید.
در مورد حالت دوم، ما به مشمولین سربازی توصیه می‌کنیم که تا قبل از فارغ‌التحصیلی ریزنمرات رسمی قابل ترجمه بگیرند تا مشکلی برای پروسه اپلای پیش نیاید.
در مورد حالت سوم افراد تنها 3 راه دارند:

• آزاد سازی مدرک با پرداخت هزینه
• آزاد سازی مدرک از طریق عدم کاریابی
• آزاد سازی مدرک با ارائه سابقه بیمه

 

پاسپورت
یکی دیگر از مدارکی که حتما برای اپلای و درخواست ویزای تحصیلی احتیاج دارید پاسپورت یا گذرنامه است. اگر مشمول خدمت سربازی هستید
حتماً قبل از فارغ‌التحصیلی برای گرفتن پاسپورت اقدام کنید.
 

• راه اول: پروسه آنلاین

خوشبختانه جدیداً اکثر مراحل اینترنتی شده و دیگر خبری از پروسه عجیب و زمان‌بر گذشته نیست. ابتدا باید وارد سایت egozar.epolice.ir شوید و در قسمت خدمات الکترونیک نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید. نام کاربری شما کد ملی و رمز عبور هم کد سخای شماست. کد سخا را می‌توانید با مراجعه حضوری به پلیس +10 بگیرید. بعد از ورود به سیستم نیز قادر خواهید بود وضعیت کلی خدمت خود را چک کنید. برای گرفتن مجوز خروج بر روی «خروج از کشور» کلیک کنید. در این مرحله باید یک فرم پر کنید که حاوی اطلاعاتی مثل هدف سفر، کشور مقصد و زمان ورود و خروج شماست. بعد از تکمیل فرم باید مبلغ مشخصی برای ثبت درخواست خود واریز کنید تا نامه درخواست شما جهت تایید برای دانشگاه ارسال شود. بعد از تایید دانشگاه باید شماره حساب بانک سپه خود را درفرم اینترنتی بنویسید. توجه کنید که حتما باید حساب بانک سپه باز کرده باشید. بعد از ثبت شماره حساب در سایت می‌توانید مبلغ وثیقه را آنلاین واریز کنید.
 

• راه دوم: رجوع به پلیس+10

معمولا پروسه دریافت گذرنامه زیر یک هفته به طول می‌انجامد.

رزومه
رزومه را باید هم به دانشگاه و هم به سفارت ارائه دهید. رزومه، C.V یا به قول آلمانی‌ها Lebenslauf، معرفی نامه‌ای شامل سوابق تحصیلی، تجربیات کاری و مهارت‌های شماست؛ به‌ طوری ‌که مخاطب بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن اطلاعاتی درباره سوابق تحصیلی و کاری شما به دست آورد. در یک رزومه تحصیلی استاندارد شرح وظایف شما در شرکت‌های مختلف از اهمیت چندانی برخوردار نیست و اضافه کردن این موارد فقط باعث پیچیدگی رزومه شما خواهد شد. در نوشتن رزومه تحصیلی، سوابق تحصیلی‌ خود را قبل از تجارب کاری‌ عنوان کنید. حتماً سعی کنید مدارکی که به دانشگاه تحویل می‌دهید با مدارکی که برای تشکیل پرونده ویزا تحویل سفارت می‌دهید یکی باشند؛ به خصوص برای افرادی که گپ تحصیلی طولانی دارند حتما باید این گپ را با دلیل قابل قبولی توجیه کنند (بهترین راه پر کردن گپ تحصیلی ارائه سابقه کار مرتبط است). این موضوع باید در رزومه شما قید شده و در قالب یک نامه روی سربرگ یک شرکت با عنوان گواهی کار به سفارت ارائه شود. در ضمن، طبق قانون جدید سفارت رزومه را حتما باید به زبان آلمانی بنویسید! برای اخذ اطلاعات بیشتر در رابطه با نحوه نوشتن یک رزومه استاندارد اینجا را کلیک کنید.

انگیزه نامه
انگیزه نامه یا Motivation Letter یا Motivationsschreiben  نامه‌ایست که انگیزه شما برای تحصیل یا کار را به طرف مقابل نشان می‌دهد. انگیزه نامه را حتماً برای هر رشته‌ای که اقدام می‌کنید -حتی اگر جزء مدارک لازم برای دانشگاه مقصدتان نبود_ ارائه دهید. انگیزه نامه از نظر ساختاری از مشخصات شخص، آدرس (اختیاری) ، مقدمه، متن اصلی و خاتمه تشکیل می‌شود. اما از نظر محتوا باید به صورت زیرکانه و منطقی جواب این سوالات را بدهد:

• چرا آلمان؟
• چرا این رشته؟
• چرا این دانشگاه؟
• چرا دانشگاه باید به شما پذیرش بدهد؟
• چه تجربیات و توانایی‌هایی دارید؟
• آینده کاری خود را چگونه می‌بینید؟

گواهی کار
مدرک دیگری که می‌تواند به عنوان یک پیش نیاز برای اخذ پذیرش از دانشگاه‌ها محسوب شود داشتن سوابق کاری مرتبط است. برای اثبات این موضوع باید از شرکت یا سازمانی که در آن مشغول به کار بوده‌اید گواهی بگیرید؛ یعنی نامه‌ای که در آن عنوان شده باشد شما در بازه زمانی معینی مشغول انجام وظایف مشخص بوده‌اید.

نکات مهم و الزامی در رابطه با گواهی کار:

• تطابق اسم شما با پاسپورتتون
• بازه زمانی کار شما در شرکت
• سمت شما در شرکت

گواهی کار و یا گواهی کارآموزی برای بعضی رشته‌ها و دانشگاه‌ها می‌تواند به عنوان یک پیش نیاز مطرح باشد؛ مثلاً رشته‌هایی مثل MBA معمولاً از شما سابقه کاری مرتبط می‌خواهند. افرادی که گپ تحصیلی دارند باید این گپ را توجیه کنند. یکی از بهترین راه‌های توجیه این گپ ارائه گواهی کار به سفارت است. در ضمن، برای اخذ گواهی کار نیاز نیست که حتما سوابق بیمه داشته باشید. کافیست یک نامه همراه با سربرگ و مهر رسمی از شرکت خود را بگیرید.
 

توصیه نامه
توصیه نامه به نامه‌ای گفته می‌شود که شخصی معتبر و با درجه علمی بالا برای شخص دیگری می‌نویسد و نظر و عملکرد وی را توضیح می‌دهد. این مدل توصیه نامه‌ها معمولاً توسط اساتید دانشگاهی نوشته می‌شوند؛ در حقیقت اساتید از اعتبار خود خرج کرده و شما را به دانشگاه مقصد توصیه می‌کنند. هر شخصی با توجه به دانشگاهی که در آن تحصیل می‌کند می‌تواند توصیه نامه تهیه کند. در سایت بعضی دانشگاه‌ها فرم توصیه نامه وجود دارد که داوطلبان می‌توانند آن را پرینت گرفته و به استادی معروف با رتبه علمی بالا تحویل دهند. اصولاً بهتر است که توصیه نامه توسط چند استاد پر شود و حتماً نوع نگارش توصیه نامه‌ها متفاوت باشد.

• به طور کلی توصیه نامه، نامه‌ای حاوی 400 تا 500 کلمه است.
• شما می‌تونین توصیه نامه را به سه روش (ارسال آنلاین برای دانشگاه، ایمیل و یا پست) به دست دانشگاه برسانید.
• در 90 درصد موارد توصیه نامه برای دانشگاه‌های آلمان اجباری نیست، ولی داشتن آن می‌تواند امتیاز مثبت محسوب شود.

سایر مدارک
به جز تمام مدارکی در مراحل قبلی عنوان کردیم و ارائه آن برای اکثر دانشگاه‌ها الزامیست، مدارک دیگری هم هستند که می‌تواند قابل ارائه‌ باشند. اگر زمان لازم برای جمع‌آوری مدارک دارید، میتوانید به فکر مدارک زیر هم باشید:

• مدرک شرکت در دوره های مختلف: اگر در دوره یا وورکشاپی شرکت کرده‌اید و در انتهای دوره به شما مدرکی به زبان انگلیسی یا آلمانی تعلق گرفته، در صورتی که عنوان دوره مرتبط با رشته تحصیلی شماست، میتوانید علاوه‌ بر ذکر در رزومه، مدارک این دوره‌ها را به سایر مدارک تحصیلی خود اضافه کرده و برای دانشگاه‌ها ارسال کنید. البته ارائه این مدارک قرار نیست تاثیر چندان زیادی در شانس پذیرش شما داشته باشند چون جزء فاکتورهای اصلی پذیرش تحصیلی نیستند.

• مقاله: همانطور که در مراحل قبلی هم گفتیم، از دانشجویان متقاضی مقاطع لیسانس یا ارشد معمولا انتظار داشتن مقاله نمی‌‎رود. اما مقاله می‌تواند یک امتیاز مثبت برای شما باشد. در نظر داشته باشید که معمولا احتیاجی به ترجمه مقالات نیست. البته تعداد محدودی رشته و دانشگاه هستند که به عنوان یکی از مدارک الزامی از شما ترجمه انگلیسی یا آلمانی مقالات یا پایان نامه شما را درخواست می‌کنند. (در موارد بسیار نادر)

• شرح دروس: شرح دروس یا به اصطلاح انگلیسی Course Description در خیلی از مواقع مورد نیاز بعضی از دانشگاه‌هاست. بعضی دانشگاه‌ها علاوه بر ریزنمرات، شرح دقیق مباحثی که پاس کرده‌اید را درخواست می‌کنند. این مدرک را میتوانید از طریق دانشگاه آزاد یا وزارت علوم تهیه و ترجمه کنید. ولی راه ساده‌تر، سریع‌تر و البته کم‌هزینه‌تر، دانلود این مدرک از سایت https://coursedescription.ir است. در این سایت میتوانید عنوان رشته و دانشگاه خود را انتخاب کرده و سپس از بین دروس، دروسی که پاس کرده‌اید را انتخاب کنید. همچنین، باید مبلغی را بپردازید. بلافاصله پس از پرداخت می‌توانید نسخه ترجمه‌شده شرح دروس را دانلود و تحویل دانشگاه دهید.

گواهی سیستم نمره‌دهی

در گواهی سیستم نمره‌دهی نمره‌های واردشده در ریزنمرات، مقیاس نمره دهی، بالاترین و کمترین نمره و حداقل نمره مورد نیاز برای پاس کردن یک درس نشان داده می‌شود. برای دریافت این گواهی میتوانید از سامانه مرکز همکاری‌های علمی بین الملل وزارت علوم اقدام کنید.
 

ترجمه مدارک
ترجمه مدارک برای دانشگاه‌ها هم به آلمانی و هم به انگلیسی قابل قبول است؛ اما سفارت فقط زبان آلمانی را قبول دارد. برای این که تمامی مدارک ترجمه رسمی شوند باید ابتدا آن‌ها را به تأیید سازمان مربوطه برسانید؛ بر فرض مثال، مدرک دیپلم و پیش دانشگاهی باید مهر تأیید اداره آموزش و پرورش منطقه، آموزش پرورش کل و تأییدیه تحصیلی را داشته باشند. یا مثلا برای ریزنمرات و دانشنامه دانشگاه آزاد باید مهر سازمان مرکزی دانشگاه آزاد روی مدرک شما بخورد. در صورتی که در دانشگاه سراسری تحصیل کرده‌اید، باید تاییدیه وزارت علوم را داشته باشید (قبل از ارسال مدارک برای ترجمه دقت کنید که اگر دانشگاه سراسری هستید از طریق سامانه سجاد و اگر دانشگاه آزاد هستین از طریق اداره مرکزی دانشگاه آزاد تأییدیه‌های لازم را بگیرید)

• بعد از گرفتن تأییدیه‌ها به یک دارالترجمه مطمئن مراجعه کنید. ترجمه رسمی معمولاً کمتر از ۲ هفته طول می‌کشد. (ترجمه رسمی یعنی این که ترجمه‌های شما مهر دادگستری و وزارت امورخارجه داشته باشد)
• حتماً بعد از تحویل مدارک با دقت آن‌ها را چک کنید. بعضی مواقع ممکن است اشتباهات سهوی رخ داده باشد، مثلاً نمره‌ها یا واحد‌ها را اشتباه وارد کرده باشند. همینطور حتماً دقت کنید که نام شما مطابق با پاسپورتتان درج شده باشد.
• فقط مدارک اصلی تحصیلی و شناسایی شما احتیاج به ترجمه رسمی دارند. گواهی کار یا گواهی کارآموزی احتیاج به ترجمه رسمی ندارد. اگر اصل گواهی به زبان انگلیسیست احتیاج به ترجمه نیست. در غیر این صورت می‌توانید ترجمه عادی آن‌ها را به دارالترجمه بسپارید.
• اعتبار ترجمه‌های عادی یک‌ ساله است.